CASOS DE USO / Rellenador de formularios de RR. HH. y onboarding
Complete los formularios de incorporación más rápido y haga que los nuevos empleados trabajen antes
Simplicity AI convierte el paquete de incorporación en formularios guiados que un nuevo empleado puede completar el primer día: W-4, I-9, depósito directo y W-9 cuando la persona es un contratista. Menos formularios procesados, menos devueltos y un primer cheque de pago que llega a tiempo.
El papeleo de incorporación es lo último entre una oferta firmada y un empleado productivo, y casi siempre es la parte que falla. Los formularios provienen de diferentes agencias, tienen diferentes plazos y una casilla incorrecta devuelve el paquete completo.
Simplicity AI lee cada formulario, lo convierte en preguntas en inglés sencillo y lleva los detalles que un nuevo empleado ya ha proporcionado en el resto del paquete. HR recibe un conjunto completo y firmado el primer día en lugar de quince días de recordatorios.
El problema con los formularios de incorporación
- Un paquete de incorporación rara vez consta de un solo formulario y rara vez tiene una fecha límite:
- Cada formulario proviene de un lugar diferente, con sus propias reglas sobre quién firma y cuándo.
- El mismo nombre, dirección e identificadores se vuelven a escribir cuatro o cinco veces en un solo paquete
- Los formularios de empleados y contratistas son similares y no son intercambiables.
- Un paquete incompleto retrasa la primera ejecución de la nómina, que es la parte que el nuevo empleado realmente nota
Cada formulario que regresa incompleto es un día en que el nuevo empleado está en su sistema de nómina pero no en su nómina.
Cómo lo resuelve Simplicity AI
- Con Simplicity AI el paquete deja de ser una persecución. La IA:
- Lee cualquier PDF de incorporación y lo convierte en un cuestionario guiado.
- Lleva nombres, direcciones e identificadores en todos los formularios del paquete.
- Mantiene separados el seguimiento de los empleados y el seguimiento de los contratistas.
- Captura firmas en el navegador, incluidas las secciones que completa el empleador
- Exporta un conjunto limpio y completo para sus registros
Cómo completar formularios de incorporación en línea usando Simplicity AI
1
Cargue su paquete de incorporación o elija los formularios que necesita. Simplicity AI lee cada PDF y lo convierte en un cuestionario guiado.
2
Indique si el nuevo empleado es un empleado o un contratista. Esa única respuesta decide qué formularios se abren y cuáles permanecen cerrados.
3
El nuevo empleado responde una vez en un inglés sencillo. Su nombre, dirección e identificadores se encuentran en todos los formularios del paquete.
4
Ambas partes inician sesión en el navegador, incluidas las secciones que completa el empleador en lugar del empleado.
5
Descargue el paquete terminado como un solo conjunto o exporte cada formulario por separado para cualquier sistema que mantenga sus registros.
Beneficios clave de usar Simplicity AI para completar formularios de incorporación
Primera nómina más rápida
Un paquete completo el primer día significa que el nuevo empleado realiza la primera nómina en lugar de la siguiente. Esa es la parte que recuerdan de su primer mes.
Menos formularios devueltos
Las casillas que faltan, los nombres que no coinciden y las secciones sin firmar quedan detectadas antes de que el paquete salga de su escritorio, no después de que llegue a su proveedor de nómina.
Un conjunto de respuestas
Los detalles ingresados una vez se trasladan a todos los formularios del paquete, por lo que nadie escribe la misma dirección cinco veces y no hay dos formularios que no estén en desacuerdo entre sí.
Dos pistas, mantenidas separadas
El seguimiento de empleados abre un W-4 y un I-9. La pista de contratista abre un W-9. Nadie llega al formulario equivocado porque la respuesta fue lo primero.
Obtenga su próximo nuevo empleado a través del papeleo desde el primer día.
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Preguntas frecuentes sobre cómo completar formularios de incorporación con IA
¿Qué formularios necesita un nuevo empleado el primer día?
Como mínimo, un Form W-4 para retención federal y un Form I-9 para elegibilidad de empleo, además de cualquier formulario de depósito directo que utilice su proveedor de nómina. Su proveedor le dirá si su estado agrega su propio formulario de retención en la parte superior.
¿Un contratista completa un formulario W-4?
No. Los contratistas completan Form W-9, que recopila el número de identificación del contribuyente que necesita para emitir un 1099. Un W-4 es para empleados cuyo empleador retiene impuestos de su salario.
¿Quién completa Form I-9?
Ambos lados. El empleado completa una sección y el empleador completa otra, y cada sección tiene su propia fecha límite. Nuestra página Form I-9 cubre el momento en detalle.
¿Puede un nuevo empleado completar el paquete antes del primer día?
El paquete se puede preparar y enviar con antelación. Form I-9 tiene sus propias reglas sobre cuándo se puede completar cada sección, así que verifíquelas en la página Form I-9 antes de pedirle a alguien que la complete antes.
¿Puede HR completar estos formularios en nombre de un empleado?
Partes de ellos. Algunos formularios llevan una declaración que sólo el individuo puede hacer y una firma que no se puede mecanografiar ni sellar en su nombre. Simplicity AI muestra a cada partido sólo las secciones que le pertenecen.
¿Podemos embarcar a varias personas a la vez?
Sí. Un paquete genera un conjunto separado de formularios para cada nuevo empleado, por lo que una cohorte que comienza el mismo lunes es un trabajo en lugar de diez.
¿Qué guardamos después de la incorporación?
Cualquiera que sea lo que requiera su política de retención y la ley, que difiere según la forma. Simplicity AI exporta un PDF limpio de cada formulario completado para que sus registros coincidan con el paquete que realmente envió.
¿Están nuestros datos seguros cuando utilizamos Simplicity AI para la incorporación?
Sí. Los formularios de incorporación contienen números Social Security, documentos de identidad y datos bancarios. Simplicity AI cifra sus archivos, controla quién puede acceder a ellos y nunca comparte sus documentos ni utiliza sus datos para entrenar modelos IA.
Errores comunes en formularios de onboarding (y cómo los previene la IA)
Poner un contratista en un W-4
Este es el error que más cuesta desenredar. Un contratista completa un W-9 para que usted pueda emitir un 1099, no un W-4, y el papeleo que lo trata como empleado crea una discrepancia que surge a fin de año cuando los formularios no concuerdan con la forma en que se les pagó. Simplicity AI pregunta cuál es la persona antes de abrir algo.
Tratar el I-9 como trabajo exclusivo del empleado
Form I-9 tiene una sección que completa el empleado y una sección que completa el empleador, cada una con su propia fecha límite. Los paquetes regresan con el empleado a medio hacer y el empleador medio en blanco, lo que deja el formulario incompleto. Simplicity AI encamina cada tramo a quien tenga que firmarlo.
Volviendo a escribir los mismos detalles en todo el paquete
Un solo paquete solicita el mismo nombre, dirección e identificadores cuatro o cinco veces, y cada vez que se vuelve a escribir hay una posibilidad de que dos formularios no estén de acuerdo. Simplicity AI lleva un conjunto de respuestas en cada formulario para que el paquete se mantenga internamente coherente.
Envío del paquete después de la fecha de inicio
El papeleo que comienza el primer día termina después del primer día y la primera ejecución de la nómina no espera. Preparar el paquete antes de la fecha de inicio marca la diferencia entre que a un nuevo empleado se le pague a tiempo y se le pague con quince días de retraso.
Aceptar una firma mecanografiada o estampada
Varios formularios de incorporación llevan una declaración que el individuo firma personalmente, y un nombre escrito a máquina o estampado no es una firma en ellos. Simplicity AI captura una firma real en el navegador y no exportará un formulario que aún la necesite.
Incorporación de una cohorte, una persona a la vez
Cinco personas empezando el mismo lunes significan cinco paquetes construidos a mano, y al quinto siempre es al que le falta una forma. Simplicity AI genera un conjunto separado por cada nuevo empleado a partir de una plantilla.
Perder la pista de qué formularios regresaron
Un paquete solo está terminado cuando todos los formularios que contiene están terminados, y los paquetes parcialmente devueltos permanecen en las bandejas de entrada durante semanas. Simplicity AI produce el conjunto como una exportación, por lo que lo sobresaliente es visible en lugar de suponerse.
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Ƥōƥũĺàŕ Ƒōŕmś
Ƥōƥũĺàŕ ƒōŕmś ŕēàďŷ ƒōŕ ŷōũ ţō ƒĩĺĺ Ĩńśţàńţĺŷ
Ƒĩńď ćōmmōńĺŷ ũśēď ĝōvēŕńmēńţ, ĺēĝàĺ, àńď ōƒƒĩćĩàĺ ďōćũmēńţś, àĺŕēàďŷ ōƥţĩmĩźēď ƒōŕ ƒàśţ, śţŕēśś-ƒŕēē ƒĩĺĺĩńĝ ŵĩţĥ Śĩmƥĺĩćĩţŷ ÀĨ. Ŵē'vē màďē ţĥēm ēàśĩēŕ, śmàŕţēŕ, àńď ƒàśţēŕ śō ŷōũ ćàń mōvē ōń ŵĩţĥ ŷōũŕ ďàŷ.
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